Die DocumentSuite – volle Kontrolle über Ihren Dokumenten-Lifecycle
Kanalübergreifende Nachverfolgung, rechtssichere Ablage und maximale Transparenz in Ihrer täglichen Kundenkommunikation.
Die Document Suite ist eine leistungsstarke Softwarelösung für die vollständige und revisionssichere Nachverfolgung des gesamten Dokumenten-Lifecycles in der täglichen Kundenkommunikation.
Ob Druck, Postbox oder E-Mail – die Lösung arbeitet kanalübergreifend und sorgt für maximale Transparenz, Sicherheit und Kontrolle über alle Kommunikationsprozesse hinweg.
Mit der Document Suite behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über ihre Dokumentenflüsse, erfüllen Compliance-Anforderungen und steigern gleichzeitig Effizienz und Qualität in der Kundenkommunikation.
Zentrale Merkmale im Überblick
Lückenlose Nachverfolgung
des gesamten Dokumentenzyklus – vom Eingang bis zum Versand
Rechtskonform & revisionssicher
Vollständige Compliance bei Dokumentenprozessen
Zentrale Transparenz
für alle kundenorientierten Bereiche (z. B. Callcenter, Kundenservice)
Flexible Vorlagensteuerung
Einfache Definition, Anpassung und Verwaltung von Dokumentenvorlagen
Nahtlose Integration
in bestehende Systemlandschaften und IT-Infrastrukturen
Einfache Nutzung
über Standard-Webbrowser, ohne lokale Installation
Nachverfolgung ein- und ausgehender Dokumentenerstellungs-Anforderungen
über alle Kommunikationskanäle hinweg – vom ersten Erstellungsauftrag bis zur revisionssicheren Zustellung an den Empfänger
Automatische Erkennung und Meldung fehlender Dokumente anhand von Kerndaten
für eine lückenlose Überwachung der Dokumentenprozesse
Verwaltung und Abgleich postalischer Rückläufer
für eine lückenlose, revisionssichere Nachverfolgung und schnelle Aktualisierung von Kunden- und Zustelldaten über alle Kommunikationskanäle hinweg
Automatische Unterdrückung fehlerhafter Dokumente (z. B. durch fehlerhafte Salden)
für eine sichere, konsistente und regelkonforme Kundenkommunikation
Zentrale Verwaltung und Parametrisierung von Vorlagen zur Kostenkontrolle
für alle Ausgabe- und Versandkanäle in der gesamten Kundenkommunikation
Integration in bestehende IT-Systeme
wie z. B. CRM, ERP, Output-Management
Benutzerverwaltung über Active Directory oder LDAP
für eine zentrale, sichere und rollenbasierte Steuerung von Benutzerzugriffen und Berechtigungen innerhalb der gesamten Document Suite
Beilagenmanagement
Eigenständige Steuerung von Werbematerialien durch Fachabteilungen – unabhängig von der IT
Automatische Zuordnung von Beilagen zu bestimmten Kundengruppen
für eine zielgerichtete, personalisierte und regelkonforme Kundenansprache
Upload und Verwaltung von PDFs mit Gültigkeitszeiträumen
für Verträge, Rechnungen, Policen und weitere kundenrelevante Dokumente, sodass jederzeit nur die aktuell gültigen Versionen in der Kommunikation und in den Kundenportalen verwendet werden
Integration von Beilagen direkt in den Druckdatenstrom oder an Output-Module
für eine medienbruchfreie, automatisierte und revisionssichere Verteilung über alle Kommunikationskanäle hinweg
Vorteile für Unternehmen
Zentrale Steuerung und zuverlässige Nachvollziehbarkeit jeder Kundenkommunikation. Flexibel erweiterbar für zukünftige Anforderungen – wirtschaftlich und compliance-sicher.
Volle Transparenz in der Kundenkommunikation
Überblick über jeden Produktions- und Kommunikationsschritt – jederzeit nachvollziehbar.
Rechtssicherheit & Revisionskonformität
Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben entlang des gesamten Dokumentenprozesses.
Kostenreduktion durch klare Zuordnung
Präzise Zuweisung von Dokumentenerstellungsaufwänden schafft Kostentransparenz und Effizienz.
Höhere Qualität in der Dokumentenerstellung
Automatische Fehlervermeidung und konsistente Erstellung sorgen für professionelle Ergebnisse.
Effiziente Zusammenarbeit zwischen Fachabteilungen
Zentrale Statusübersicht erleichtert Abstimmung und beschleunigt Arbeitsabläufe.
Flexibel & zukunftssicher integriert
Einfache Anbindung an bestehende IT-Umgebungen – skalierbar für neue Anforderungen.
Mehr Freiheit für Marketing & Kommunikation
Werbematerialien und Beilagen können direkt von Fachbereichen gesteuert und eingebunden werden.
Kontakt
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Mit der DocumentSuite steuern Unternehmen ihre Dokumentenprozesse transparent, effizient und compliant – kanalübergreifend und revisionssicher. Die Lösung sorgt für klare Nachvollziehbarkeit, automatisierte Abläufe und eine optimierte Kommunikation zwischen Fachbereichen und Kunden.